Административны специалист/Кадровоое дело

Имя

Symbat

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Город проживания

Алматы

Заработная плата

от 500 000 тнг.

График работы

Полный рабочий день / Сменный график / Удаленная работа / Вахтовый метод работы

Образование

Высшее

Опыт работы

20 лет 7 месяцев

Пол

Женский

Возраст

48 лет   (9 августа 1976)

Опыт работы

Период работы

октябрь 2022 — по настоящее время   (2 года 2 месяца)

Должность

Административный Ассистент высшего руководства (генерального, финансового и технического директоров)

Компания

HEIDELBERGCEMENT KAZAKHSTAN

Обязанности

• Поддержка высшего руководства Компании и их отделов в плане административной помощи и трехъязычного письменного/устного перевода.
• Составление корреспонденции по коммерческим темам и обеспечение качества документов, требующих утверждения и/или подписи Генерального Директора. Издание приказов, распоряжений, служебных записок и официальных писем от имени Генерального Директора по его запросу.
• Вопросы бронирования залов совещания и организация всех необходимых мер (IT оборудование, вода, кофе, и т. д.)
• Управление документооборотом в 1С "Предприятие (обновление статуса и согласование ключевых документов в системе, присвоение исх/вхд нумерации и архивирование)
• Работа в базе SAP - создание заявок на оказание услуг в и разблокировка приостановленных/ожидающих заявок от имени Генерального Директора и ввод новых контрагентов или поставщиков/покупателей в SAP
• Работа с первичной бухгалтерской документацией и контроль бюджета.
• Консультирование и помощь высшему руководству HC в таких вопросах, как офисное управление и администрирование, АХЧ, управление штатом водителей и техперсонала, сервисных компаний, коммунальные услуги, офисная корреспонденция и т. д. Постоянное взаимодействие с отделом снабжения, логистики, закупок, отделом управления людскими ресурсами, бухгалтерией и финансовым отделом (центр обслуживания, налоговый отдел)
• Координация визитов на высоком уровне, местных конференций и мероприятий по мере необходимости.
• Общее содержание офиса (снабжение, аренда, командировки) и обслуживание офисной и жилой недвижимости (офисные помещения, жилье, транспортные средства, оборудование и мебель);
• Участие в подготовке тендера и заключение договоров с производителями и поставщиками
• Бронирование всех авиабилетов и гостиниц во время командировок руководства и внутри страны, и за ее пределами с учетом их предпочтений, а также решение вопросов по рабочей визе и взаимодействие с миграционной службой РК
• Подготовка и последующая подача всех авансовых отчетов (командировки, отпуска, представительские и другие расходы) в бухгалтерию для возмещения. Контроль своевременного возмещения расходов по медицинскому страхованию руководства.
• Проверка и повышение класса рейса по программам поощрения NOMAD и Miles&More по запросу руководства
• Наем и управление временного штата по мере необходимости.
• Контроль эксплуатации офисной техники/оборудования (кроме IT), техническое обслуживание и ремонт; вопросы, связанные с арендодателем; контроль бюджета/расходов, связанных с офисом (взаимодействие с финансовым отделом).
• Поиск арендного жилья для руководства и последующий контроль вопросов проплаты (ЭСЧ, АВР) и оказание поддержки юридическому отделу по договорам имущественного найма руководителей.
Вклад:
 Изменение форматов протоколов собраний с Word на Excel
 Замена нескольких поставщиков продуктов, канц/хозтоваров на других с более низкими ценами и лучшими условиями поставки (экономия ˜на 10 000 000 в годовом разрезе)

Период работы

август 2020 — июль 2022   (2 года)

Должность

Технический переводчик/Административный Координатор

Компания

ТОО "Казминералс Менеджмент", отдел Центральных Проектов

Обязанности

Должностные обязанности:
• Способствовать систематическому управлению техникой безопасности, защитой окружающей среды, охраной здоровья, надежностью и эффективностью с целью достижения показателей мирового уровня в поддержку стратегии Компании
• Осуществлять перевод всех документов группы ДЦП: PAC (Комитет по предварительной оценке проекта), документация проектного менеджмента, процедуры, технические документы, инжиниринговая документация, контракты и соглашения, проектно-сметная документация, проектные отчеты, инструкции, письма, протоколы собраний, и т.д. (база данных переводов MemoQ/TRADOS)
• Выполнять устный и последующий письменный перевод/рассылку протоколов ключевых еженедельных онлайн-совещаний ДЦП с проектными командами и подрядчиками на месторождениях (ДЦП, Коксай, КАЛ, КБЛ, Артем-1 и Артем-2 и т. д.), которые требуют как последовательного, так и синхронного перевода через KUDO (программа синхронного перевода). Участие во всех внеплановых совещаниях ДЦП, включая командировки на объекты КММ в Усть-Каменогорской, Павлодарской и Акмолинской областях.
• Исполняет все административные обязанности: организация и производство заявлений ежегодного отпуска, больничных, декретных, неоплачиваемых отпусков и др. заявлений, организация командировок сотрудников ДЦП по Казахстану и за рубеж, подготовка авансовых (компенсационных) отчетов и дальнейшая работа с бухгалтерами, организация ПЦР-тестов, заказ канцелярских принадлежностей и т. д., что включает в себя тесное взаимодействие с другими отделами КММ, как финансовый, административный, УЛР и т. д. Разработка и предоставление руководству БЦ "Кайсар Плаза" еженедельных отчетов по безопасности сотрудников ДЦП в соответствии с санитарными нормами COVID РК
• Специалист по оказанию первой помощи

Период работы

март 2017 — август 2020   (3 года 6 месяцев)

Должность

Технический 3-язычный переводчик

Компания

Отдел ОП/БиОТ и ООС ТОО "Тенгизшевройл"

Обязанности

• Способствовать систематическому управлению техникой безопасности, защитой окружающей среды, охраной здоровья, надежностью и эффективностью с целью достижения показателей мирового уровня в поддержку стратегии Оптимизации Производства ТШО;
• Умение работать в переводческой базе TRADOS
• Выполнять все письменные и устные переводы группы CHESM/MSW
• Выполнять письменные переводы документации из общей папки hesling@
• Устный перевод собраний и мероприятий группы БиОТ и ООС, в том числе мероприятия с участием высшего руководства ТШО, БиОТ и ООС и КР.
• Оказывать поддержку при устном переводе в офисе/рабочей площадке сотруджников ОП/БиОТ и ООС, а также корпоративных визитеров отдела.
• Оказание помощи отделу БиОТ/ООС Атырау при необходимости
• Дополнительное участие во время капремонта в качестве переводчика/аналитика

Период работы

апрель 2016 — март 2017   (1 год)

Должность

Технический Переводчик

Компания

Отдел Консалтинга и Комплексной Поддержки Проектов (ККПП) ТОО "Тенгизшевройл"

Обязанности

• Способствовать систематическому управлению техникой безопасности, защитой окружающей среды, охраной здоровья, надежностью и эффективностью с целью достижения показателей мирового уровня в поддержку стратегии Оптимизации Производства ТШО;
• Обеспечивать письменный перевод всех документов ККПП: документация проектного менеджмента, процедуры, технические документы, инжиниринговая документация, контракты и соглашения, проектно-сметная документация, проектные отчеты, инструкции, письма, протоколы собраний, и т.д.
• Обеспечивать устный перевод собраний ККПП на Тенгизе с участием высшего руководства проекта и ТШО
• Сопровождать при необходимости атырауских специалистов ККПП и проектов во время их командировок на Тенгиз для обеспечения устного/письменного перевода.

Период работы

февраль 2011 — апрель 2016   (5 лет 3 месяца)

Должность

Проектный координатор

Компания

Тенгиз, Проект ОВП/УМН ТШО

Обязанности

• Способствовать систематическому управлению техникой безопасности, защитой окружающей среды, охраной здоровья, надежностью и эффективностью с целью достижения показателей мирового уровня в поддержку стратегии Оптимизации Производства ТШО;
• Планирование и логистика проектного оборудования (авто, авиа и жд перевозки внутри и за пределами Казахстана)
• Составление, согласование и заключение коммерческих предложений и договоров с поставщиками
• Ценовой анализ рынка товаров и услуг;
• Обеспечение наличия всех необходимых сертификатов, паспортов и другой документации на весь закупаемый товар/оборудование и проверка документов на соответствие нормативному законодательству РК
• Отслеживание остатков товара/оборудования на объектах с последующим предоставлением информации в отдел закупа/финансовый отдел;
• Постоянное взаимодействие с поставщиками для обеспечения своевременной доставки/предоставления товаров компании на условиях договора, оперативное реагирование на решение любых возникающих вопросов, связанных с логистическими или техническими перебоями.
• Организация и участие в тендерах
• Полная организационная и административная поддержка проектного иностранного персонала: разрешение миграционных и визовых вопросов, разрешений на работу, размещение, заказ билетов, трансферов и гостиниц, и т.д.
• Процесс организации найма нового персонала.
• Обучена и сертифицирована в качестве Лидера КБТ ОВП/УМН
• Обучена и сертифицирована в качестве КСОРМа (работала с 2011 по 2016гг.)
• Обучена и сертифицирована в качестве проектного специалиста по оказанию первой медицинской помощи;
Вклад:
 В качестве координатора проектной группы, на протяжении всего проекта занималась наймом новых сотрудников и взаимодействовала со всеми соответствующими отделами (УЛР, рекрутинговые агентства, руководство проекта и т. д.)
 Разработал и внедрила Программу Адаптации для новых сотрудников с последующим наставничеством и оказанием поддержки в работе.
 Активно участвовала в различных обучениях по ТБ в качестве инструктора (IIF, First Aider, AVON Hood)
 Была награждена поощрительной грамотой "За особые заслуги" Генеральным Директором Капитальных Проектов Карлом Брэненном

Период работы

декабрь 2009 — февраль 2011   (1 год 3 месяца)

Должность

Трехъязычный переводчик

Компания

Атырау, отдел ТОО "Тенгизшевройл" по связям с правительством и общественностью

Обязанности

• Способствовать систематическому управлению техникой безопасности, защитой окружающей среды, охраной здоровья, надежностью и эффективностью с целью достижения показателей мирового уровня в поддержку стратегии Оптимизации Производства ТШО;
• Выполняет трехъязычные письменные переводы писем, инструкций, отчетов, материалов средств массовой информации и технической документации, созданной в отделе и/или других компаниях, связанных с деятельностью отдела.
• Обеспечивает устный перевод на совещаниях отдела, где принимают участие представители других компаний и/или СМИ, интервью, которые предоставляются руководителями отдела для прессы.
• Обеспечивает устный/синхронный перевод ежегодных итоговых собраний ТШО, крупных мероприятий во время визита/посещения отдела высокопоставленными лицами, представителями государственных органов.
• Предоставление еженедельного отчета руководству по мониторингу материалов прессы о деятельности ТШО.

Период работы

декабрь 2007 — декабрь 2009   (2 года 1 месяц)

Должность

Тенгиз, Проект ТОО Тенгизшевройл, строительство новой КОС

Компания

Технический переводчик на заводе

Обязанности

• Способствовать систематическому управлению техникой безопасности, защитой окружающей среды, охраной здоровья, надежностью и эффективностью с целью достижения показателей мирового уровня в поддержку стратегии Оптимизации Производства ТШО;
• Письменный перевод всей проектной документации КОС
• Устный перевод всех собраний Проекта КОС
• Координация распределения переводчиков вместе с административным ассистентом Проекта КОС на месторождение.
• Обзор работы переводчиков КОС на месторождении и предоставление необходимых рекомендаций.
• Выполнять работу переводчика на месторождении при нехватке специалистов или их чрезвычайной загруженности.
• Обзор качества перевода и информирование Административного Супервайзера Проекта КОС.

Период работы

декабрь 2006 — декабрь 2007   (1 год 1 месяц)

Должность

Аналитик документационного отдела

Компания

ТОО " Тенгизшевройл" (ТШО) Отдел: ГПП Проектам (Группа поддержки проектам от эксплуатации)

Обязанности

Способствовать систематическому управлению техникой безопасности, защитой окружающей среды, охраной здоровья, надежностью и эффективностью с целью достижения показателей мирового уровня в поддержку стратегии Оптимизации Производства ТШО;
• Работать в тесном контакте со ЦКД (центр контроля документации) всех проектов, находящихся под курированием ГПП и персоналом промысла и завода: рассылка документов, прибывающих от проектных инженеров и поставщиков Консультантам ГПП для комментариев и дальнейшая пересылка в ЦКД Проектов.
• Получать и регистрировать всю документацию в базе данных (Access, Excel)
• Еженедельный доклад о состоянии отчетов КЗИ (контроль за изменениями).
• Еженедельный доклад о состоянии отчета Статуса по Проектам: детальное описание хода работ в соответствии с КЗИ и их процентный показатель.
• Еженедельный доклад о состоянии Проектного листа: обновление отчета новой информацией (если таковая имеется) и рассылка группе и ЦКД всех Проектов.
• Подготовка и последующие операции по передаче документации в архив и персоналу производства по окончании Проекта.
• Содержание всей документации Проекта по технике безопасности обновленной.
• Отвечать за своевременное обновление материалов и идентификационных ярлыков всех Проектов.
• По истечении срока разложить всю документацию по файловые коробки в соответствии с номерами Проектов, рабочих пакетов и дисциплины.
• Работа с интернетовской базой данных eRoom для передачи и получения документов и процедур по Проектам.
• Делать устные и письменные переводы, если требуется.
• Проведение презентации работы технического аналитика и обучение вновь прибывшего персонала.

Период работы

июнь 2006 — декабрь 2006   (7 месяцев)

Должность

Контрактный администратор

Компания

Карабатан, Казахстанский филиал Kомпании “GATE Construction Contracting Industry and Trading Co. Inc.”

Обязанности

• Письменные переводы деловых писем, всей входящей и исходящей корреспонденции, спецификаций, процедур, а также устные переводы собраний непосредственно в отделе, а также собраний, меморандумов, бриф-митингов с представителями Заказчика или подрядных Компаний, при Аудиторских посещениях, при необходимости переводы непосредственно на сайте
• Оказание профессиональной помощи при аудиторских визитах представителей государственных правовых органов.
• Составление и обновление контрактов, уведомлений, соглашений, договоров об аренде техники, рабочей силы с подрядными Компаниями и дополнительных приложений по истечении срока аренды.
• Регистрация контрактов и дополнительных соглашений в базе данных отдела.
• Содержание всей документации отдела в соответствии с контрактной политикой и процедурами Компании.

Период работы

июль 2003 — июнь 2006   (3 года)

Должность

Технический аналитик Контроля Качества ЗВП

Компания

Тенгиз, ТОО "Сенимди Курылыс” (Казахстанское-американское совместное предприятие компании " Бехтел-Енка")

Обязанности

• Координирование документации по неразрушающим испытаниям (ежедневные отчеты по сварке, радиотесты, послесварочная термическая обработка, пенетрант тесты и т.д.). Ежедневная обработка рапортов и предварительное внесение их в базу данных (Access) и после подтверждения заказчика изменение статуса отчетов как “Accepted”
• Ежедневная подготовка заявок на сваренные швы для всех типов неразрушающих тестов по отборочному списку Заказчика, который предоставляется заранее.
• Подготовка отчетов (RTC) на дефектные или переделанные сварки (срез, ремонт и т.) в соответствии с отчетами радиографического теста со всеми необходимыми техническими подсчетами и измерениями.
• Работа с базой даты “NEWS” - “чистка” гидропакетов проводимых на сайте гидротестов, а также корректировка в случае возврата заказчика.
• Текущие обязанности: письменные переводы на строительной площадке, деловых писем, корреспонденции, спецификаций, процедур, а также устные переводы меморандумов, собраний по ТБ в отделе, бриф-митингов по отдельной дисциплине (механической, строительной, электрической и т.д.), перевод всех посещений представителей Заказчика по внешнему аудиту.
• Чтение, маркировка, WPS штамповка и последующее распределение согласно кодировке ISO чертежей.
• Подготовка пакета Исполнительной документации для последующей передачи Заказчику по любой дисциплине в соответствии со всеми атрибутами системы и требованиями Заказчика (строительные, механические, электрические и т.д.).

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2000 год

Учебное заведение

Актюбинский Государственный Университет им. К.Жубанова

Специальность

Фак-т ин/яз, переводчик анг языка

Образование

Высшее

Окончание

2012 год

Учебное заведение

Актюбинский Государственный Университет им. К.Жубанова

Специальность

Юридический, бакалавр юриспруденции;

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Свободный), Русский (Свободный)

Курсы и тренинги

• Сертификат Лидера КБТ, декабрь 2013г.
• Компьютерные курсы ТШО по MS Excel (начинающий, продолжающий и продвинутые уровни) с 21-27 января 2012г.
• “Аударма теориясы мен тәжірибесі (ағылшын қазақша)” - 15 қараша 2011ж., Атыраудағы ТШО-ң бас кеңсесі, Алматы, Caspian Training Group
• Синхронный перевод, Головной офис ТШО в Атырау, с 10-17 сентября 2012г. Kazakhstan International Training KIT
• Курс Франклина Ковина "7 навыков высокоэффективных людей", организованный менеджментом ТШО ОПСПО, 2010г.-2011г. (4 модуля).
• Сертификат об окончании инновационного переводческого курса "Деловой Английский" при Актюбинском Государственном Университете им. Бр. Жубановых (Актобе, 2003);
• Все обязательные курсы ТШО

Навыки и умения

- Отличные уст/письм. языковые навыки (каз.рус.анг)
- Организационные и обучающие навыки;
- Знание автоматических баз перевода TRADOS, MEMOQ, KUDO (программа синхронного перевода)
- Microsoft Office - MS Excel, MS Access, MS Word, MS Power Point, Visio, WEBEX, MS Team, ZOOM, Business Skype.
- Сильные аналитические и статистические способности с повышенной концентрацией на деталях (работа с базами NEWS, E-Room, MOC, STARS, MAX TRAX, IMPACT);
- Навыки справляться с несколькими заданиями одновременно;
- Умение поддерживать связь и своевременно согласовывать рабочие моменты с различными внутренними и внешними партнерами;
- Самостоятельность, требуемая минимум контроля со стороны руководства;
- Хорошие навыки работы в команде;